Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

In Übereinstimmung mit den Anforderungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (DSGVO) möchten wir Sie über die folgenden Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten informieren:

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten (VPD)
OILB.IO P.S.A
Powstańców Sejneńskich 8
16-500 Sejny, Polen

Datenschutzbeauftragter (DSB)
Agata Czuper
agata@oilb.io

Der VPD verarbeitet Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

  1. Rekrutierung von Mitarbeitern
    • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, Art. 22(1) des Arbeitsgesetzbuches und Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO (sensible Daten). Die Angabe dieser Daten ist eine gesetzliche Anforderung und notwendig für die Durchführung des Rekrutierungsprozesses. Sie sind verpflichtet, diese Daten anzugeben; andernfalls können Sie nicht an der Rekrutierung teilnehmen. Andere personenbezogene Daten, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind (z.B. Interessen), verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, d.h. auf Grundlage Ihrer freiwilligen Zustimmung, und die Angabe dieser Daten hat keinen Einfluss auf Ihre Teilnahme an der Rekrutierung.
    • Aufbewahrungsfrist: Ihre personenbezogenen Daten werden bis zum Abschluss des Rekrutierungsprozesses verarbeitet und, wenn Sie zugestimmt haben, an zukünftigen Rekrutierungen teilzunehmen, maximal 12 Monate ab dem Datum der Einreichung der Bewerbungsunterlagen.
  2. Einstellung von Mitarbeitern
    • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, Art. 22(1) des Arbeitsgesetzbuches und Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO (sensible Daten) – die Verarbeitung ist notwendig zur Erfüllung des Vertrages, Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO – die Verarbeitung ist notwendig zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – die rechtliche Grundlage der Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO – für personenbezogene Daten, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind – die rechtliche Grundlage der Verarbeitung ist Ihre Zustimmung.
    • Aufbewahrungsfrist: Abhängig von dem Zweck, zu dem die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist: 50 Jahre oder 10 Jahre für Verträge, die nach dem 01.01.2019 geschlossen wurden (je nach Beschäftigungsdatum) bis zum Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde.
  3. Zusammenarbeit mit externen Firmen, mit denen der VPD einen Dienstleistungsvertrag hat
    • Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO – die Verarbeitung ist notwendig zur Erfüllung des Vertrages oder zur Durchführung von Maßnahmen vor Abschluss des Vertrages; die Angabe von Daten ist für die Zusammenarbeit erforderlich.
    • Aufbewahrungsfrist: Für die Dauer, die zur Erfüllung der abgeschlossenen Verträge und der darin festgelegten Bedingungen erforderlich ist. Mindestens 5 Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die letzte Rechnung/ Buchungsbeleg ausgestellt wurde.
  4. Vertragsdurchführung
    • Quelle: Daten von Mitarbeitern und Partnern, die im Rahmen der Zusammenarbeit von der Vertragspartei übermittelt werden.
    • Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, zu Kontaktzwecken in Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Durchführung des Hauptvertrags, zu administrativen Zwecken, einschließlich der Organisation der Zusammenarbeit und der Überwachung der Durchführung von Dienstleistungen oder der Erfüllung anderer Verpflichtungen oder Rechte, die auf der Grundlage des Hauptvertrags ausgeführt werden, sowie zu Beweiszwecken im Zusammenhang mit der Durchführung des Hauptvertrags, um Ansprüche im Zusammenhang mit der Durchführung des Hauptvertrags geltend zu machen.
    • Aufbewahrungsfrist: Ihre personenbezogenen Daten werden vom Verantwortlichen mindestens für die Dauer der zwischen den Unternehmen geschlossenen Verträge aufbewahrt, und wenn dies für Beweiszwecke erforderlich ist, können personenbezogene Daten auch bis zur Verjährung von Ansprüchen im Rahmen der Geschäftstätigkeit oder bis zum Abschluss von Gerichtsverfahren im Zusammenhang mit den vorgenannten Verträgen aufbewahrt werden.
  5. Verkauf von Dienstleistungen
    • Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO – die Verarbeitung ist notwendig zur Erfüllung des Vertrages, der Sie mit dem Büro verbindet; Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO – zur Führung von buchhalterischen und steuerlichen Aufzeichnungen, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – zur Erreichung des Ziels im Zusammenhang mit der möglichen Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung gegen Ansprüche.
    • Aufbewahrungsfrist: Ihre Daten werden während der Vertragsdauer aufbewahrt. Maximal 6 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die letzte Rechnung ausgestellt wurde.
  6. Zukünftige Anspruchsgeltendmachung
    • Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
    • Aufbewahrungsfrist: Während der Verjährungsfrist für Ansprüche im Rahmen des entsprechenden Vertrags: Werkvertrag, Auftrag – 2 Jahre, Kooperationsvertrag – 3 Jahre.
  7. Durchführung von Marketingaktivitäten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit
    • Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Angabe von Daten ist freiwillig.
    • Aufbewahrungsfrist: Bis zur Widerrufung der Zustimmung oder bis zum Widerspruch des Betroffenen.
  8. Beantwortung von Anfragen, die per E-Mail gesendet werden
    • Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – berechtigtes Interesse des VPD. Die Angabe von Daten ist freiwillig.
    • Aufbewahrungsfrist: Bis die Anfrage beantwortet wird, maximal 12 Monate.
  9. Schutz von Personen und Eigentum auf dem Gelände des VPD
    • Datenquelle: Daten, die aus der Überwachung stammen.
    • Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
    • Aufbewahrungsfrist: Vom Zeitpunkt der Aufzeichnung für maximal 3 Monate.

Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten:

Wenn die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder b) DSGVO ist:

  • Recht auf Zugang zu den Daten
  • Recht auf Berichtigung der Daten
  • Recht auf Löschung der Daten (Recht auf Vergessenwerden)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit

Wenn die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO ist:

  • Recht auf Zugang zu den Daten
  • Recht auf Berichtigung der Daten
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Wenn die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO ist:

  • Recht auf Zugang zu den Daten
  • Recht auf Berichtigung der Daten
  • Recht auf Löschung der Daten (Recht auf Vergessenwerden)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Recht auf Widerruf der Einwilligung:

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), werden die Daten bis zum Widerruf der Einwilligung verarbeitet. Die Einwilligung kann jederzeit durch eine E-Mail an die oben angegebene Adresse oder persönlich in den Räumlichkeiten des Verantwortlichen widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf Grundlage der Einwilligung vor ihrem Widerruf erfolgt ist.

Nach Widerruf der Einwilligung werden die Daten zur Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) für den Zeitraum gemäß den geltenden gesetzlichen Vorschriften, maximal 3 Jahre, verarbeitet.

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde:

Wenn Sie Verstöße durch den VPD in Bezug auf die Sicherheit der Datenverarbeitung feststellen, haben Sie die Möglichkeit, Beschwerde bei der für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, d.h. beim Präsidenten des Amtes für den Datenschutz. Die aktuelle Adresse der Aufsichtsbehörde lautet: Präsident des Amtes für den Datenschutz, Stawki 2, 00-193 Warschau.

Datensicherheit:

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den Bestimmungen der DSGVO schriftlich oder elektronisch für die oben angegebenen Zwecke und unter Verwendung geeigneter Methoden verarbeitet, die die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten gemäß Art. 32 DSGVO gewährleisten. Die Zusammenarbeit zwischen unserem Unternehmen und Geschäftspartnern unterliegt den entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen.

Datenempfänger:

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Daten können Ihre personenbezogenen Daten anderen Empfängern oder Kategorien von Empfängern zur Verfügung gestellt werden, wie z.B.:

  • Behörden und Institutionen sowie zuständigen öffentlichen und kommunalen Verwaltungsbehörden im Rahmen und zu den Zwecken, die sich aus den allgemein geltenden Rechtsvorschriften ergeben.
  • Unternehmen, die Dienstleistungen für den VPD erbringen, insbesondere in den Bereichen: Datenschutz, Dienstleistungen zur Durchführung von Audits, IT-Support, Software, Finanzen, Versicherungen, Geräteservice, Korrespondenz.
  • Anderen Stellen, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen auf Grundlage entsprechender Verträge verarbeiten.

Ihre Daten werden nicht automatisiert verarbeitet, einschließlich Profiling. Ihre Daten werden nicht außerhalb des EWR verarbeitet.