Informations sur le traitement des données personnelles

Conformément aux exigences du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD), nous souhaitons vous informer des règles suivantes concernant le traitement des données personnelles :

Responsable du traitement des données personnelles (RTP)
OILB.IO P.S.A
8 rue des Powstańców Sejneńskich
16-500 Sejny, Pologne

Délégué à la protection des données (DPD)
Agata Czuper
agata@oilb.io

Le RTP traite vos données aux fins suivantes :

  1. Recrutement de salariés
    • Base légale : Article 6, paragraphe 1, lettre b) RGPD, Article 22(1) du Code du travail, et Article 9, paragraphe 2, lettre b) RGPD (données sensibles). La fourniture de ces données est une exigence légale nécessaire à la réalisation du recrutement. Vous êtes tenu de les fournir ; le non-respect de cette obligation entraînera l’impossibilité de participer au processus de recrutement. D’autres données personnelles non requises par la loi (par exemple, les intérêts) sont traitées sur la base de l’article 6, paragraphe 1, lettre a) RGPD, c’est-à-dire sur la base de votre consentement volontaire, et leur fourniture n’affecte pas votre capacité à participer au recrutement.
    • Durée de conservation des données personnelles : Vos données personnelles seront traitées jusqu’à la fin du processus de recrutement, et si vous avez consenti à participer à de futurs recrutements, pendant une durée maximale de 12 mois à compter de la date de soumission des documents de candidature.
  2. Embauche de salariés
    • Base légale : Article 6, paragraphe 1, lettre b) RGPD, Article 22(1) du Code du travail, et Article 9, paragraphe 2, lettre b) RGPD (données sensibles) – le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat, Article 6, paragraphe 1, lettre c) RGPD – le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale, Article 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD – la base légale du traitement est l’intérêt légitime du Responsable, ainsi que l’article 6, paragraphe 1, lettre a) RGPD – concernant les données personnelles non requises par la loi – la base légale du traitement est votre consentement.
    • Durée de conservation des données personnelles : En fonction de la réalisation de l’objectif pour lequel les données personnelles sont traitées, la durée de conservation est : 50 ans ou 10 ans pour les contrats conclus après le 01.01.2019 (selon la date d’emploi) à partir de la fin de l’année où la relation de travail a pris fin.
  3. Collaboration avec des entreprises externes avec lesquelles le RTP a signé un contrat de prestation de services
    • Base légale du traitement : Article 6, paragraphe 1, lettre b) RGPD – le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à la réalisation d’actions préalables à la conclusion d’un contrat ; la fourniture de données est nécessaire à la collaboration.
    • Durée de conservation des données personnelles : Pendant la durée nécessaire à l’exécution des contrats conclus et des règles qui y sont définies. Minimum 5 ans à compter de la fin de l’année au cours de laquelle la dernière facture/document comptable a été émise.
  4. Exécution du contrat
    • Source : Données des employés et des collaborateurs transmises dans le cadre de la coopération par la partie au contrat.
    • Base légale du traitement : Article 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD, pour des contacts relatifs à l’exécution du contrat principal, à des fins administratives, y compris l’organisation de la coopération et la supervision de l’exécution des services, ou la réalisation d’autres obligations ou droits découlant du contrat principal, à des fins de preuve liées à l’exécution du contrat principal, pour faire valoir des droits liés à l’exécution du contrat principal.
    • Durée de conservation des données personnelles : Vos données personnelles seront conservées par le Responsable pendant au moins la durée des contrats conclus entre les entreprises, et si nécessaire à des fins de preuve, les données personnelles peuvent également être conservées jusqu’à l’expiration des droits découlant de l’activité commerciale ou jusqu’à la fin des procédures judiciaires liées à ces contrats.
  5. Vente de services
    • Base légale du traitement : Article 6, paragraphe 1, lettre b) RGPD – le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat vous liant au bureau, Article 6, paragraphe 1, lettre c) RGPD – aux fins de la tenue de la documentation comptable et fiscale, et Article 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD – pour atteindre l’objectif lié à la possibilité de déterminer, faire valoir des droits ou se défendre contre des réclamations.
    • Durée de conservation des données personnelles : Vos données seront conservées pendant la durée du contrat. Maximum 6 ans à compter de la fin de l’année comptable au cours de laquelle la dernière facture a été émise.
  6. Futurs recours
    • Base légale du traitement : Article 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD.
    • Durée de conservation des données personnelles : Pour la période de prescription des réclamations au titre du contrat approprié : contrat d’œuvre, commande – 2 ans, contrat de coopération – 3 ans.
  7. Réalisation d’activités marketing liées à l’activité exercée
    • Base légale du traitement : Article 6, paragraphe 1, lettre a) RGPD et Article 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD. La fourniture de données est volontaire.
    • Durée de conservation des données personnelles : Jusqu’au retrait du consentement ou à l’opposition de la personne concernée.
  8. Répondre aux questions envoyées par e-mail
    • Base légale du traitement : Article 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD – intérêt légitime du RTP. La fourniture de données est volontaire.
    • Durée de conservation des données personnelles : Jusqu’à ce qu’une réponse à la demande soit fournie, au maximum 12 mois.
  9. Protection des personnes et des biens sur le site du RTP
    • Source des données : Données provenant de la surveillance.
    • Base légale du traitement : Article 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD.
    • Durée de conservation des données personnelles : À partir du moment de l’enregistrement pour un maximum de 3 mois.

Droits liés au traitement des données personnelles :

Si la base légale est l’article 6, paragraphe 1, lettre a) ou b) RGPD :

  • Droit d’accès aux données
  • Droit de rectification des données
  • Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)
  • Droit à la limitation du traitement
  • Droit à la portabilité des données

Si la base légale est l’article 6, paragraphe 1, lettre c) RGPD :

  • Droit d’accès aux données
  • Droit de rectification des données
  • Droit à la limitation du traitement

Si la base légale est l’article 6, paragraphe 1, lettre e) ou f) RGPD :

  • Droit d’accès aux données
  • Droit de rectification des données
  • Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)
  • Droit à la limitation du traitement
  • Droit de s’opposer au traitement

Droit de retirer son consentement :

Si le traitement est basé sur votre consentement (article 6, paragraphe 1, lettre a) RGPD), les données seront traitées jusqu’au retrait du consentement. Le consentement peut être retiré à tout moment en envoyant un e-mail à l’adresse indiquée ci-dessus ou en personne au siège du Responsable. Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement avant son retrait.

Après le retrait du consentement, les données seront traitées pour la protection contre les réclamations (article 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD) pour une durée conforme aux dispositions légales applicables, maximum 3 ans.

Droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle :

Si vous constatez des violations de la part du RTP concernant la sécurité du traitement de ces données, vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle chargée de la protection des données, c’est-à-dire auprès du Président de l’Office de Protection des Données Personnelles. L’adresse actuelle de l’autorité de contrôle est : Président de l’Office de Protection des Données Personnelles, rue Stawki 2, 00-193 Varsovie.

Sécurité des données :

Vos données personnelles seront traitées conformément aux dispositions du RGPD, par écrit ou par voie électronique, aux fins indiquées ci-dessus et en utilisant des méthodes appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles conformément à l’article 32 du RGPD. La coopération entre notre entreprise et les entités commerciales est régie par les dispositions légales appropriées.

Destinataires des données :

En relation avec le traitement des données, vos données personnelles peuvent être communiquées à d’autres destinataires ou catégories de destinataires, tels que :

  • Les autorités et institutions, ainsi que les organismes administratifs publics et municipaux compétents dans le cadre et aux fins découlant des dispositions légales en vigueur.
  • Les entreprises fournissant des services au RTP, en particulier dans les domaines de : la protection des données personnelles, les entités réalisant des services d’audit, le soutien informatique, les logiciels informatiques, les finances, les assurances, le service des appareils, la correspondance.
  • D’autres entités qui traitent des données personnelles pour le Responsable sur la base de contrats appropriés.

Vos données ne seront pas traitées de manière automatisée, y compris sous forme de profilage. Vos données ne seront pas traitées en dehors de l’EEE.